广东机电职业技术学院图书馆文献资源购置办法
发布时间:2015年01月12日 | 浏览:

根据学校《采购规程(修订)》以及学校财务及资源管理相关规章制度,结合图书馆的实际情况,特制订本办法。

一、制订文献资源购置计划

图书馆文献资源建设部是文献资源建设计划起草与具体实施部门,应该在每年底,根据学校经费投入金额,起草来年纸质图书、数字资源购置计划。所制订的计划,要有前瞻性,纸质文献资源与数字资源结构合理。

文献资源建设计划要经过图书馆馆务会议研究通过后,报主管领导审批才能实施。

文献资源建设部根据资产处采购规程的要求,广泛征求各院系和读者的意见,提出采购用户需求报告,用户需求时要与学校的教学计划、读者爱好、图书馆藏结构中相适应。

二、文献资源购置原则及方式

文献资源购置基本原则:所采购文献资源必须是经国家新闻出版部门批准出版的,符合中华人民共和国著作权法之规定。

图书馆要认真协助学校采购部门做好文献资源采购招投标过程中的各项工作,直至签订合同。

文献资源购置实施内容和购置方式要严格按照合同等文件执行,与合同相背离的规程一律无效。

纸质图书购置方式主要有:外出现场采购、订单、直接定购(包括网购、邮购)等。

三、文献资源购置流程

外出现场购书人员须经馆领导同意后派出。每次外出现场购书人员至少2人,其中一名为文献资源建设部人员。在采访过程中,文献资源建设部采访人员肩负主要采购责任。

购书之前,购书人员要制订购书计划,由采访人员做好购书的分工。

采访人员要做好图书订单处理工作,按价格和复本数对订单进行重新排列、审核,剔除或修改不合理的订单,确保订单的准确性。订单须经馆领导审批后方可提交给供应商。

采访人员要做好采访记录表,记录每次采购参与人员、时间、供应商、采购情况等,做到每一批订单有记录可查,以方便图书的验收。

四、纸质图书复本的处理

一般纸质图书复本量为2本。如果教学部门有需要增加复本数量的,需经馆领导同意后方可执行。

严格控制高价图书的购买。单本定价超过150元的图书,须经馆领导同意,方可采购。

工具书的采购,应单独做计划。经馆领导审批后才能购买。

五、验收

1、一次性采购完成的文献资源的验收严格按照合同和学校的有关规定执行。

2、分批次采购的文献资源,经学校采购部门和主管领导研究同意后,首先由图书馆分批验收。具体程序如下:

(1)每批图书验收前,采访人员做好订单核对、查重等工作,检查是否有塞书、超过复本数的图书,并做好记录,告知验收人员。

(2)验收人员根据采访人员的反馈意见,逐包拆包验收,每批图书必须做到图书的册数、书名、价格、出版社等信息与实际账目一致,无缺页、残页或装订错误的图书。验收完毕后,签名确认。

(3)每批图书验收完,做好验收记录(实际验收册数、退书册数、是否有损坏缺页等等)。对不在订单范围的夹带图书和有质量问题的图书要及时清退给书商;对清单与实物价格不符的,要及时与书商联系更改。

(4)验收人员将所验收图书交与加工移送人员,做好图书加工工作。该批次图书加工完成后,加工人员要将该批次图书在图书馆内的登录号码段、加工时间等信息告知验收人员,做到记录清晰,有据可查。

(5)图书加工、编目工作完成后,在图书移送进书库前,由文献资源建设部专门人员与文献资源服务部专门人员进行再验收,确定书目与实物相符,并填在移交清单上签名确认。移交清单既是图书移送凭证,也是图书再验收凭证。

3、该文献资源采购项目全部采购完成后,图书馆及时向资产部门提交分批验收凭证,并申请总验收。总验收工作由学校资产部门组织实施,图书馆要认真支持配合资产部门开展工作。

六、文献资源购置纪律

文献资源建设部制订资源购置计划和配合采购部门编写用户需求过程中,必须严格遵守学校采购纪律。计划制订和用户需求编写要符合学校实际,不受供应商左右。

外出现场采购人员在图书或其它资源采购过程中,图书品种的选购要与学校的专业、读者的需求、图书馆文献资源结构相符。严于律已,廉洁自律,禁止私自接收供应商提供的订单和推介。禁止采购人员向供应商提出额外要求和服务。

在图书的购买及验收过程中出现问题的,图书馆要查明问题的原因,并对出错环节的责任人追究相应的责任。