广东机电职业技术学院档案资料借阅办法
发布时间:2015年01月12日 | 浏览:

按照《中华人民共和国档案法》、教育部和国家档案局联合下发的《高等学校档案管理办法》的有关规定,本着方便工作,确保安全的原则,特制定本办法:

1、学院的档案资料主要为学院各项工作服务,亦为社会服务。

2、一般情况下,档案材料不予借出。确需借出时,须经有关领导批准,履行登记手续,应在3天内归还。

3、查阅已公布开放的档案资料,本院师生员工凭工作证、学生证;院外人员须持单位介绍信(写明查阅问题、目的)和本人工作证即可查阅。

4、学院各部门人员要调阅未公开的档案,原则上,经本部门主要负责人同意,可以调阅本部门形成的档案;如需调阅其它部门形成的档案,必须写明查阅目的、内容,经主管院长批准后方能调阅。

5、凡调阅党委会议记录、班子会议记录及绝密档案材料,应由本部门负责人提出调阅申请,经院长办公室批准后,限定性地阅读有关内容,不得带出档案室,不得摘抄,如确因工作需要摘抄时,摘抄稿限期交回档案室注销销毁。

6、凡借阅有关人员的处分、处理材料,须经院长办公室批准。

7、调阅非公开的科研课题档案,本研究课题人员可直接调阅。本院其他人员和外单位查阅,须经课题组负责人签署意见,科研部门负责人同意,必要时报请主管院长审批。

8、借阅者应承担所借阅档案的安全、保密和完整责任;不得在文件上划线、圈点、折叠、涂改、写眉批;不得随意摘抄无关的档案资料;不得撕页;未经同意不得拍摄、复制、转借档案材料。违者则根据有关规定给予当事人严肃处理或经济处罚。

9、根据《广东省物价局关于利用档案收费标准的复函》(粤价〔1998〕561号)、《关于完善我省职业技术教育收费管理政策的通知》(粤价[2008]150号)的有关规定,学院各部门教职工和在读学生因工作需要利用档案,免收服务费。校外人员、已毕业的学生要查阅档案的,档案室按规定收取相关费用。具体收费标准如下:

档案复印及维护费:A3纸1元/面;A4纸0.5元/面

已毕业学生查阅学籍卡并出具有关证明的:中文版20元/份;外文版40元份。

10、查阅和归还档案时,应严格履行签字、登记、注销等手续,档案人员对查阅归还的档案,应仔细清点,核查无误后方可签字注销,如发现有损坏、丢失等情况,应立即追究责任。

11、凡需要摘抄的档案,档案人员对摘抄材料,应严格把关,认真核对后方可盖章。